سیستم VoIP یک سیستم تلفنی مبتنی بر پایه اینترنت است که به شما امکان می‌دهد تا با استفاده از اینترنت، تماس‌های تلفنی برقرار کنید. در این فناوری، صدا به صورت دیجیتال و به صورت بسته‌های داده‌ای انتقال پیدا می‌کند. ازاین‌رو نصب و راه اندازی VoIP در شرکت‌ها سبب‌ِ کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتر، امنیت بالا و امکانات پیشرفته می‌شود. به‌طور کلی شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق VoIP به تماس‌های چند طرفه، تماس‌های تصویری، گروه‌های تماس و تماس‌های رایگان یا با هزینه کم دسترسی داشته باشند. به‌همین منظور در ادامه مقاله به بحث نحوه راه‌اندازی ویپ خواهیم پرداخت.
برای راه اندازی ویپ به چه چیزهایی نیاز داریم؟
دو شرط ضروری برای راه‌اندازی ویپ وجود دارد. ابتدا به یک اتصال اینترنتی امن و قوی نیاز دارید. این نقطه قوت سیستم شماست. دوم، شما نیاز دارید تا با نیازهای آینده کاری خود انطباق پیدا کنید.سیستم شما باید مقیاس پذیر باشد، دسترسی آسان به ویژگی‌ها را فراهم کند، تداوم و امنیت کسبوکار را تضمین کند و از همه مهم‌تر اینکه مقرون به صرفه باشد. این تعهد به فناوری اطلاعات انعطاف پذیر، کسبوکار شما را متمایز می‌کند.
نحوه راه اندازی ویپ در ۱۰ مرحله
راه اندازی سیستم تلفنی VoIP یک فرایند تخصصی و حساس است که برای راه‌اندازی موثر و بهینهِ سیستم VoIP، توصیه می‌شود از شرکت‌ها و متخصصین معتبر در این زمینه کمک بگیرید تا بهترین نتیجه را بدست آورید. به‌طور کلی راه اندازی ویپ نیازمند بررسی دقیق تمام مراحل زیر است:
۱- بررسی نیازهای شرکت به سیستم ویپ
برای راه‌اندازی سیستم تلفنی VoIP در شرکت خود، اولین مرحله این است که نیازهای شرکتتان را برای این سیستم مشخص کنید. برای درک بیشتر این کار، بهتر است به چند سوال پاسخ دهید و به دقت مطالعه کنید که سیستم تلفنی VoIP را برای چه هدفی می‌خواهید استفاده کنید. به‌طور مثال:
- چه تعداد کارمند در شرکتتان به سیستم تلفنی VoIP نیاز دارند؟
- آیا نیاز دارید فقط یک سیستم تلفنی معمولی داشته باشید یا به دنبال یک پلتفرم ارتباطی جامع با ویژگی‌های مانند ویدئو کنفرانس و چت هستید؟
با مقایسه مزایا و معایب راه‌حل‌های فعلی، معیارهای موفقیت استفاده از سیستم VoIP در شرکتتان را ارزیابی کنید. با این روش می‌توانید بهترین تصمیم را برای راه‌اندازی و استفاده از سیستم تلفنی VoIP در شرکتتان بگیرید.
۲- بررسی و تحقیق در مورد انواع ویپ
بعد از شناسایی نیاز شرکت به سیستم تلفنی ویپ، وقت آن است که در مورد سیستم‌های مختلف ویپ اطلاعات کسب کنید. در ادامه به بررسی هر یک از آن‌ها می‌پردازیم.
- On-premises: یک گزینه پیش فرض برای کسب و کارها که در آن یک شرکت سخت افزار (از جمله سرورها و سوئیچ ها) را خریداری می کند و سرویس را در محل میزبانی می کند. مالک مسئول نگهداری، بروزرسانی و امنیت است.
- VoIP: یک فناوری که امکان انتقال تماس‌ها از طریق شبکه داده را به جای استفاده از خطوط سنتی فراهم می‌کند. سیستم VoIP می‌تواند درون محلی یا بر اساس فضای ابری کار کند.
- Hybrid: شرکت‌ها می‌توانند یا بر روی یک سیستم داخلی سرمایه‌گذاری کنند و یا آن را با یک راه‌حل مبتنی بر ابر ترکیب کنند.
- Hosted VoIP: یک راه‌حل مبتنی بر ابر است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد از تجهیزات داخلی صرف‌نظر کنند. ارائه‌دهنده سرویس VoIP میزبان، نرم‌افزار و سخت‌افزار را در خارج از محل میزبانی نگهداری و به‌روزرسانی می‌کند و خدمات تماس صوتی را از راه دور فراهم می‌آورد.
۳- تعرفه راه اندازی ویپ
هنگام مقایسه سیستم‌های تلفن VoIP، مهم است که هزینه‌های مختلف را در نظر داشته باشید، نه‌تنها هزینه‌های اولیه بلکه انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و تداوم کسبوکار آینده سیستم بر هزینه راه اندازی ویپ شما تاثیر دارد. با مقایسه موارد زیر بهتر می‌توانید تعرفه راه‌اندازی ویپ را محاسبه کنید:
یک سیستم داخلی برای شروع به کار نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه از جمله خرید تجهیزات و هزینه‌های تعمیر و نگهداری دارد. در صورتی که سیستم VoIP هزینه‌های اولیه کم یا بدون هزینه است و تنها باید هزینه اشتراک ماهانه را پرداخت کرد. با استفاده از VoIP میزبانی شده، افزودن مکان‌ها و کاربران بیشتر به سیستم به‌راحتی و با مقیاس‌بندی آسان‌تری صورت می‌پذیرد.
سیستم‌های داخلی ممکن است نیاز به سخت‌افزار بیشتری داشته باشند. از سوی دیگر، VoIP میزبانی شده امکان انعطاف بیشتری را به کاربران ارائه می‌دهد، از هر جایی قابل دسترسی است و امنیت و نگهداری را برون‌سپاری می‌کند.
۴- ارائه دهنده VoIP مناسب خود را پیدا کنید.
هنگامی که به‌دنبال یک ارائه‌دهنده VoIP مناسب هستید، سوالات مناسب را بپرسید، یک نسخه آزمایشی دریافت کنید و در مورد پیاده سازی بحث کنید.
چک لیستی از سوالات را برای پرسیدن از هر فروشنده احتمالی تهیه کنید تا بتوانید گزینه‌ها را به‌طور مساوی ارزیابی کنید. با اصول اولیه شروع کنید(قیمت گذاری، ویژگی‌ها، امنیت و کیفیت خدمات). نظرات آنلاین محصول را بخوانید و ارزیابی کنید که رتبه‌بندی، وفاداری مشتری و پشتیبانی مشتری چگونه است. در نهایت، جزئیات مربوط به افزونگی دیتاسنتر، برنامه‌های تلفن همراه، مقیاس پذیری، قابلیت اطمینان و تجزیه و تحلیل را بررسی کنید. مرور این لیست به شما درک بهتری از گزینه‌های موجود را می‌دهد. یک نسخه آزمایشی دریافت کنید. یک نسخه آزمایشی به شما نشان می‌دهد که چگونه سیستم کار می‌کند و در پشته فناوری فعلی شما ادغام می‌شود.
۵- تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری لازم برای راه‌اندازی ویپ
برای شروع فقط به جزئیات اولیه مانند نام، نام خانوادگی و ایمیل نیاز دارید. می‌توانید مجوزها، تلفن‌های رومیزی یا تلفن‌های نرم‌افزاری را در پورتال مدیریت دسکتاپ یا برنامه تلفن همراه فعال کنید. با یک سیستم VoIP میزبانی شده، شما بر روی ابر کار می‌کنید، بنابراین فقط به نرم افزار ارائه‌دهنده خود بدون تجهیزات داخلی نیاز دارید. تلفن رومیزی سازگار با VoIP اختیاری است و می‌توانید آن را از طریق ارائه‌دهنده خود خریداری کنید. درغیراین صورت یک تلفن موجود را برای کار با نرم افزار جدید تنظیم کنید. کاربران می توانند این برنامه را برای Mac/iOS یا Windows/Android دسکتاپ یا تلفن همراه نرم‌افزاری دانلود کنند.
۶- انتقال شماره
برای راه‌اندازی یک سرویس VoIP جدید، شما نیازی به یک شماره تلفن جدید ندارید. می‌توانید از شماره فعلی خود استفاده کنید و آن را به ارائه‌دهنده جدیدتان منتقل کنید تا مشتریانتان حفظ شوند. انتقال شماره دارای دستورالعمل‌ها و نکاتی است که باید رعایت شوند. برای درخواست انتقال، می‌توانید به پنل مدیریتی ارائه‌دهنده خود مراجعه کنید، اما مهم است که اطلاعات را به درستی وارد کرده و به یاد داشته باشید که انتقال ممکن است تا 15 روز کاری زمان ببرد.
در ضمن سرویس قبلی خود را تا زمانی که انتقال کامل انجام نشده است، لغو نکنید. بهتر است در روز اول از یک شماره موقت برای راه‌اندازی سرویس VoIP خود استفاده کنید و سپس تماس‌ها را به شماره جدیدتان ریدایرکت کنید.
۷- پیکربندی سیستم ویپ
مهم‌ترین مرحله در راه‌اندازی سیستم VoIP، تنظیم و پیکربندی آن است. سروری که خریداری می‌کنید باید به‌طور کامل پیاده‌سازی شود، حتی با وجود نرم‌افزار مدیریت، نیازمند پیاده‌سازی است.
در واقع وقتی که مشتری با شماره تلفن اصلی شما تماس می‌گیرد، مهم است بدانید که تماس به کجا می‌رود. در نظر داشته باشید که تجربه بهتر برای مشتریان می‌تواند ارائه داده شود، مثلاً می‌توان خطوط مستقیم را راه‌اندازی کرده یا برنامه‌های افزودنی را در رابط مدیریت فعال کنید و یک طرح شماره‌گیری برای تعیین جریان تماس‌ها تنظیم کنید.
با استفاده از متصدی خودکار، می‌توانید مکان تماس را تعیین کنید (به عنوان مثال، اگر می‌خواهید به بخش 2 وصل شوید، 2 را فشار دهید). در مراحل بعد، می‌توانید برنامه‌هایی برای تنظیم زبان‌های مختلف برای ساعات کاری و تعطیلات یا اضافه کردن پیام‌های ویژه راه اندازی کنید.
۸- تست سیستم ویپ راه اندازی شده
برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم VoIP خود، بهتر است قبل از شروع، آن را تست کنید و موارد زیر را در نظر بگیرید:
- کیفیت صدا: بررسی کنید که آیا تماس‌های شما واضح و بدون نویز هستند یا خیر.
- تأخیر: آیا تأخیر چشم‌گیری در انتقال صدا بین طرفین وجود دارد؟
- پایداری اتصال: اطمینان حاصل کنید که تماس‌ها پس از راه‌اندازی به‌طور موقت قطع نمی‌شوند. به این نکته توجه کنید که برخی از تنظیمات فایروال باعث قطعی تماس‌ها بعد از ۱۱ دقیقه می‌شود. پس لازم است برقراری تماس را تا ۳۰ دقیقه تست کنید و از قطع نشدن آن مطمئن شوید.
- بررسی و آزمایش خطوط: زمانی که شبکه شلوغ و فعال است، خطوط خود را تست کنید تا مشکلاتی نظیر قطع تماس‌ها و صدای ضعیف را شناسایی کنید و به رفع آن بپردازید.
نکته قابل توجه این است که برای به حداقل رساندن مشکلاتی همچون تأخیر می‌توانید به‌جای اتصال Wi-Fi از کابل‌های Ethernet استفاده کنید.
۹- آموزش کارکنان شرکت برای استفاده از سیستم ویپ
بسیاری از کسب‌و‌کارهای کوچک با انتقال به سیستم VoIP، قابلیت‌های تلفنی پیشرفته‌ای را برای اولین بار در کسبوکار خود تجربه می‌کنند که این قابلیت‌ها در تلفن‌های سنتی وجود ندارند. به‌طور مثال از طریق سیموتل می‌توانند تلفن‌ها را به‌طور مستقیم با CRM ادغام کنند، مسیریابی سفارشی انجام دهند، پیام‌های صوتی خود را به صورت ایمیل ارسال کنند، تماس‌ها را انتقال دهند و آن‌ها را در فضای ابر ضبط کنند.ازاین‌رو آموزش استفاده از سیستم VoIP برای کارکنان شرکت امری ضروری است.
چه بسا بسیاری از مدیران اقرار کرده‌اند که پذیرش فناوری‌های جدید در دفترشان زمان‌بر است. پس برای بهره‌وری بهتر از سیستم تلفنی VoIP و تسهیل در امور ارتباطات، آموزش کارکنان لازم است تا بتوانند روی خدمات به مشتریان خود تمرکز کنند.
۱۰- سیستم تلفنی ویپ به صورت منظم نظارت و نگهداری کنید.
ارائه دهنده خدمات ویپ شما به خوبی نیازهای شما را پوشش می‌دهد. بنابراین نیازی به نگرانی در مورد نظارت و نگهداری منظم نخواهید داشت. ارائه دهنده VoIP میزبانی شده سیستم شما را نظارت، پشتیبانی و به روز می‌کند.
نحوه راه اندازی ویپ سیسکو با شایگان
راه‌اندازی سیستم ویپ با استفاده از تجهیزات سیسکو نیز شامل بررسی مراحلی است که در زیر به آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
- بررسی نیازها و طراحی شبکه
- انتخاب تجهیزات سیسکو
- تنظیمات سوئیچ سیسکو و روتر سیسکو
- پیکربندی سرور VoIP
- تنظیم تلفن‌ها
- آزمایش و عیب‌یابی
هر یک از مراحل بالا نیازمند دانش فنی و مهارت است و پیچیدگی‌های خود را دارد. برای راه‌اندازی موفقِ سیستم VoIP با سیسکو، بهترین راه مشاوره با یک متخصص از شریک شایگان و مطالعه دستورالعمل‌های رسمی سیسکو است. برای اطلاعات کامل در این باره، روی لینک زیر کلیک کنید.
نحوه راه اندازی ویپ میکروتیک با شایگان
در فرایند راه‌اندازی سیستم VoIP با استفاده از روتر MikroTik، باید مراحل زیر را به دقت رعایت کنید:
- در وهله‌ی اول باید تنظیمات شبکه از جمله تنظیمات Gateway و DNS و مسیریابی به درستی انجام شود. سپس، برای امکان ارسال و دریافت اطلاعات VoIP، پورت‌های مورد استفاده باید به سیستم VoIP فوروارد شوند.
- در ادامه راه‌اندازی برای بهینه سازی کیفیت تماس‌ها نیز می‌توانید از تنظیمات QoS در روتر میکروتیک بهره ببرید. همچنین، از طریق تنظیمات فایروال در روتر، می‌توانید امنیت سیستم خود را افزایش دهید و این موجب حفاظت اطلاعات ارسالی و دریافتی شبکه شما می‌شود.
- اما برای دستیابی به یک سیستم ویپ با عملکرد صحیح بهتر است، منابع معتبر در این زمینه را مورد بررسی و مطالعه قرار دهید.
نحوه راه اندازی ویپ خانگی توسط شایگان
برای راه‌اندازی سیستم VoIP خانگی، مراحل زیر طی می‌شود:
- یک سرویس VoIP معتبر مانند شاتل، آسیاتک را انتخاب کنید.
- در سرویس VoIP انتخابی ثبت نام کنید و به خرید پلان‌ها یا اعتبار برای استفاده از سرویس بپردازید.
- برنامه و اپلیکیشن مربوط به سرویس VoIP را متناسب با دستگاه مورد استفاده نصب کنید.
- پس از نصب برنامه باید حساب کاربری خود را با اطلاعات صحیح مانند نام کاربری و رمز عبور تنظیم کنید.
- پیکربندی تنظیمات مرتبط با تلفن در برنامه VoIP از جمله شماره‌گیری و تنظیمات صدا را انجام دهید و به‌همین راحتی سیستم ویپ خانگی را راه‌اندازی خواهید کرد.
البته ناگفته نماند که هر سرویس VoIP ممکن است دارای مراحل خاص خود باشد. دراین‌صورت دستورالعمل‌های سرویس مورد استفاده خود را دنبال کنید و به ترتیب مراحل اقدام کنید.
نحوه راه اندازی ویپ سانترال شایگان
برای راه‌اندازی سیستم VoIP با سانترال، ابتدا بایستی یک سانترال VoIP مناسب را انتخاب کنید که نیازهای شما را برآورده کند. سپس به تهیه تجهیزات شبکه مناسب برای اتصال به سانترال VoIP بپردازید. پس از تهیه تجهیزات، مرحله بعد تنظیم سانترال است که شامل تنظیمات شبکه، امنیتی و تعریف حساب کاربری است. سپس باید تلفن‌ها را به سانترال متصل کنید و تنظیمات آن‌ها را انجام دهید. در ادامه، سیستم را آزمایش و عیب‌یابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که تماس‌ها به درستی برقرار می‌شوند. برای انجام این مراحل، بهتر است به نوع و مدل سانترال VoIP خود توجه کنید و در صورت نیاز، از مشاوره متخصصان VoIP شرکت شایگان استفاده کنید.
