BLF (مخفف Busy Lamp Field و به معنای چراغ اشغال خطوط) یک نشانگر حضور است که به شما امکان می دهد ببینید چه کسی در سازمانتان در زمان های معین برای تماس تلفنی در دسترس است یا نیست. شاید این قیاس به شما کمک کند تا مفهوم BLF را بهتر درک کنید. فرض کنید که شما به یک تاکسی نیاز دارید. تاکسی هایی که چراغ سقفشان روشن است در دسترس هستند، آنهایی هم که خاموش هستند اشغال شده اند.
اگر چراغ سقف روشن باشد و راننده در حال سوار کردن مسافر باشد هم در دسترس نخواهد بود. BLF هم تقریبا همین کار را انجام می دهد، معمولا چراغ سبز نشان دهنده این است که چه کسی برای مکالمه در دسترس است، قرمز به این معناست که کاربر در حال مکالمه است و اگر چراغ به رنگ قرمز چشمک زن باشد به این معناست که کاربر در حال برقراری تماس است.
BLF در گوشی های ویپ
Busy Lamp Field یک چراغ در گوشی های ویپ است که به عنوان آی پی فون شناخته می شود، با نمایش وضعیت واضح روی صفحه نمایش تلفن، به کاربران می گوید که چه زمانی یک برنامه افزودنی دیگر در سیستم در حال استفاده است. BLF به صورت دستی روی یک دستگاه سازگار توسط کاربر تلفن پیکربندی شود یا به عنوان یک ویژگی افزودنی قابل اتصال به تلفن یا به عنوان یک نرم افزار در سیستم پیکربندی می شود.
تعداد BLF هایی که می توان روی گوشی اعمال کرد بر اساس منطقه و نوع برنامه متفاوت است. BLF یک دارایی با ارزش برای شرکت هایی است که از تعداد زیادی افزونه خط تلفن تحت یک سیستم استفاده می کنند.
در تلفن های جدیدتر؛ از دیودهای ساطع کننده نور کوچک (LED) برای این ویژگی استفاده می شود که بر اساس وضعیت خط تغییر رنگ می دهد. در حالی که طرح های رنگی بین سازندگان تجهیزات اصلی (OEM) متفاوت است، سبز، قرمز و نارنجی معمولا به ترتیب برای تعیین وضعیت در دسترس؛ مشغول و خطا استفاده می شوند. برای گوشی های پیشرفته، عملکرد BLF ممکن است یک دکمه لمسی به جای دکمه فیزیکی باشد.
- بیشتر بخوانید: بهترین گوشی های ویپ برای کسب و کارهای کوچک
چرا به BLF نیاز داریم؟
BLF به شما این امکان را می دهد تا همکاران خود را به صورت بلادرنگ در طول روز کاری تحت نظر داشته باشید. Busy Lamp Field ابزاری حیاتی برای هر کسی است که شغلش به تماس های تلفنی متکی است؛ به فروش، پذیرش یا پشتیبانی فکر کنید. تصور کنید باید به طور فیزیکی بررسی کنید که آیا کسی برای تماس در دسترس است یا خیر.
علاوه بر این که روشی بسیار ناکارآمد برای گذراندن روزتان است، همچنین به این معناست که تماس گیرنده برای مدت زمان طولانی باید منتظر بماند. اگر همکار مورد نظر در دفتر دیگری و حتی در کشور دیگری باشد چه کار می کنید؟ یک Busy Lamp Field فعال این مشکل را به طور کلی بر طرف می کند چون به شما امکان می دهد بدانید چه کسی فورا برای انتقال تماس در دسترس است.
نحوه کار Busy Lamp Field
BLF در یک فرایند سه مرحله ای عمل می کند که شامل، اشتراک، اطلاع رسانی و لغو اشتراک است. در این فرایند تلفنی که درخواست BLF را انجام می دهد به عنوان مشترک شناخته می شود. هنگامی که BLF توسط کاربر پیکربندی شد، تلفن یک پیام پروتکل شروع جلسه اشتراک (SIP) را به IP PBX ارسال می کند و از وضعیت یک برنامه افزدونی خاص یا لیست برنامه های افزودنی آگاه می شود.
سپس سرور تلفنی را که درخواست می کند احراز هویت می شود و یک پیام OK 200 SIP را برای مشترک ارسال می کند که باید توسط دستگاه شناسایی شود. بعد از انجام این کار، فرایند اشتراک کامل می شوند و برنامه افزودنی درخواستی یا مجموعه برنامه های افزودنی نظارت خواهد شد.
یک پیام SIP اطلاع رسانی به مشترک ارسال می شود تا وضعیت خط تحت نظارت را نشان دهد. پیام اطلاع رسانی SIP شامل زبان نشانه گذاری قابل توسعه (XML) در متن پیام است. هر زمان که وضعیت برنامه افزودنی تغییر کند، یک پیام SIP اطلاع رسانی برای مشترک ارسال می شود. تلفن باید یک بار دیگر این پیام را تأیید کند و سپس یک پیام OK 200 SIP را ارسال کند. تکرار این اقدامات فرایند اطلاع رسانی را تشکیل می دهد.
در نهایت، یک تلفن می تواند با ارسال یک پیام SIP اشتراک دیگر به IP PBX با هدر انقضاء از BLF لغو اشتراک کند. این فرایند لغو اشتراک است.
Busy Lamp Field چگونه در یک محیط اداری واقعی کار می کند؟
یک کارمند (به طور مثال رضا) را در بخش فروش فرض کنید. او با مشتری صحبت می کند که یک سوال بسیار خاص دارد و جواب آن را کارمند دیگری (به طور مثال علی) بلد است. رضا می تواند به صفحه برنامه OnSIP خود نگاهی بیندازد و بلافاصله متوجه شود که علی در دسترس است؛ در حال مکالمه است و یا دقیقا در آن لحظه از سیستم خارج شده است. در صورت وجود، رضا می تواند بلافاصله مشتری را به علی رجوع دهد. اگر در دسترس نباشد، رضا می تواند پیامی دریافت کند، مشتری را به پست صوتی علی بفرستد یا کارمند دیگری را پیشنهاد کند که در دسترس است.
کلیدهای BLF در گوشی های رومیزی
احتمالا شما چراغ های کوچکی را روی گوشی های رومیزی مشاهده کرده اید که در حال چشمک زدن هستند. در حالی که هر تلفن تنظیمات منحصر به فرد خود را دارد، تقریبا همه تلفن های رومیزی دارای کلیدهای BLF در کنار یک صفحه نمایش کوچک هستند که می توانید به برنامه های افزودنی مختلف متصل شوید.
این به شما بستگی دارد که کدام برنامه ها (خطوط دیگر خودتان؛ همکارانی که بیشتر با آنها تماس میگیرید، افرادی که تمایل دارید تماس های تلفنی را به آنها انتقال دهید و یا حتی رئیستان) را روی گوشی خود پیکربندی کنید. کلیدهای BLF رنگ های مختلفی را نشان می دهند (معمولا سبز، قرمز و نارنجی) که بر اساس آنها می توانید همیشه دیدی کلی از افرادی که در دسترس هستند داشته باشید.
اگر می خواهید BLF را روی گوشی رومیزی خود راه اندازی کنید باید طبق دستورالعمل های ارائه شده توسط کارخانه سازنده دستگاه خود عمل کنید.
Busy Lamp Field در برنامه OnSIP Softphone
برنامه OnSIP قابلیت BLF را می گیرد و آن را مطابق با هنجارهای تکنولوژیکی فعلی ما ارتقاء می دهد. بسیاری از ما در OnSIP از برنامه دسکتاپ خود به جای تلفن های فیزیکی استفاده می کنیم. از آنجایی که ما یک پنل مخاطبین را در سمت چپ برنامه در اختیار داریم، حضور به طور خودکار برای همه نشان داده می شود. به عنوان یک امتیاز دیگر؛ برنامه ها همچنین به شما نشان می دهند که فرد چه مدت در تماس بوده است. در ادامه نحوه نمایش BLF در برنامه OnSIP آمده است:
- سبز : در دسترس
- نارنجی : در حال شروع تماس
- قرمز : مشغول
گوشی های رومیزی تعداد محدودی کلید BLF برای پیکربندی دارند؛ بنابراین باید انتخاب کنید که کدام همکاران برای شما قابل مشاهده هستند یا به طور مداوم آنها را بر اساس نیازهای روزانه تغییر دهید. با نرم افزار OnSIP همه در یک نگاه قابل مشاهده هستند.
برای اینکه ایده ای از تفاوت آنها را به شما بدهیم؛ در اینجا یک نمای مقایسه ای از BLF در نرم افزار و گوشی رومیزی آورده شده است:
موارد استفاده از BLF
BLF را می توان به روش های متعددی توسط مشاغلی که از سیستم های تلفنی استفاده می کنند بکار برد. به عنوان مثال، تلفن منشی را می توان طوری پیکربندی کرد که وضعیت تماس خط رئیس را نمایش دهد و به منشی اجازه دهد تا بداند آیا رئیس در حال تماس تلفنی است یا خیر. این منشی را قادر میسازد تا تصمیم بگیرد تماسگیرنده جدید را به حالت تعلیق درآورد یا به رئیس وصل کند.
مراکز تماس و گروههای پشتیبانی مشتری نیز ممکن است BLF را ارزشمند بدانند. BLF کارمندان را قادر میسازد تا ببینند آیا همکارانشان در تماس با پشتیبانی آزاد هستند یا سرپرست آنها در خط دیگری است.
نمونه دیگری از استفاده از BLF برای تیم هایی است که روی یک پروژه خاص کار می کنند. با استفاده از BLF، سرپرستان می توانند برنامه های افزودنی اعضای تیم و بالعکس را نظارت کنند تا همه اعضای تیم از وضعیت فعلی یکدیگر آگاه باشند.
یکی دیگر از کاربردهای مهم BLF پیکاپ تماس است. BLF را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که تماسی که برای یک برنامه داخلی خاص یا شخصی که در حال حاضر قادر به پاسخگویی نیست، می تواند توسط یک کارمند دیگر در یک داخلی جداگانه دریافت شود، اطمینان حاصل شود که تماس گیرندگان خارجی – مانند مشتریان یا تامین کنندگان – به ندرت مجبور به پاسخگویی هستند.
سایر عملکردهای BLF
BLF علاوه بر ارائه اطلاعات وضعیت خط و توانایی سایر خطوط برای پذیرش تماس، چندین عملکرد دیگر نیز دارد. به عنوان مثال، BLF را می توان با call park استفاده کرد تا انتقال سریع تماس ها آسان تر شود. call park قابلیتی است که به فرد امکان میدهد با یک تلفن تماس خود را در حالت انتظار قرار دهد و سپس مکالمه را در تلفن دیگر ادامه دهد.
BLF را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که وضعیت چند call park را نشان دهد تا مشخص شود که چه زمانی از آنها استفاده می شود. با استفاده از این سیستم، منشی می تواند اعلام کند که یک تماس در یک خط مشخص برای یک کارمند پارک شده است و کارمند می تواند به تلفن دیگری با کلیدهای پارکینگ BLF مراجعه کند، خط را فعال کرده و تماس را دریافت کند.
همچنین می توان از کلیدهای BLF برای شماره گیری سریع استفاده کرد. هر کلید را می توان برای فراخوانی برنامه افزودنی مرتبط با یک فشار ساده اختصاص داد. این زمانی بسیار سودمند است که فقط برای خطوطی استفاده شود که به طور مکرر فراخوانی می شوند یا نیاز به نظارت دارند. اگر یک کلید برای هر کارمند تنظیم شده باشد، ممکن است در زمان زیادی صرفه جویی نشود زیرا کاربر نهایی باید کل لیست را اسکن کند تا برنامه افزودنی مورد نیاز خود را پیدا کند.
اهمیت BLF
BLF نظارت سیستم تلفن را افزایش می دهد و جریان ارتباطات اداری را حفظ می کند. وضعیت خط یک ابزار سودمند در زمینه سازمانی است زیرا به کارمندان این امکان را میدهد تا بدانند چه زمانی خطوط همکاران یا روسا مشغول هستند و همچنین تماسها را بین بخشها بدون قطع تماس انتقال میدهند.
BLF یک ویژگی ارزشمند برای شرکت هایی است که به دنبال کمک به اتصال مشتریان خود به یک فرد در دسترس و همچنین صرفه جویی در زمان استفاده از تلفن تجاری هستند. به طور کلی، کسب و کارها را قادر می سازد تا ارتباطات خود را ساده کرده و به مشتریان خدمات بهتری ارائه دهند.